アウトソーシング・外注すべき新卒採用業務とは？ 新卒採用業務をアウトソーシングするメリットを解説！
新卒採用には、さまざまなフェーズがあり、それぞれに膨大な工数を要します。
業務の一つ一つを見極め、アウトソーシングを活用すれば、採用担当者は重要業務に専念できます。
ここでは、自社で行うべき業務とアウトソーシングが可能な業務を説明します。
アウトソーシングのメリットを十分に得て、効率的で確実な新卒採用につなげることにお役立てください。
自社が中心となって進めるべき業務とは
新卒採用は、さまざまな工数やマンパワーが必要になります。
自社の採用担当者だけで、そのすべてに全力を注ぐことは、難しい現状を持つ企業は少なくないでしょう。
そのため、新卒採用を行う多くの企業が、アウトソーシングを活用しています。
新卒採用の業務代行サービスの会社は、個々にサービス形態が異なります。
新卒採用に関わる一連の業務をすべて請け負うところもあれば、
依頼企業のニーズに応じて、業務の一部を受注するところもあります。
アウトソーシング会社の選定や利用検討の際には、どのようなサービス形態なのかを確認しましょう。
実際に発注する際にも、細かにお互いの業務範囲を確認されることをおすすめします。
一方で、新卒採用活動の中には、自社が中心となって活動を進めるべき業務があります。
戦略策定、説明会やインターンシップの計画や実施、面談の中での魅力訴求、人材の合否判断などです。
これらを適切に行うには、マーケティング的知識やスキルも必要で、リサーチや分析にも手間がかかります。
それでも、自社が求める人材を獲得していくためには、最新動向を把握し、
「今」に最適な活動を選定することは、必要不可欠なプロセスです。
持ち得る情報が戦略策定や採用活動計画の礎になり、採用活動の中身の質を決め、成果を左右するでしょう。
採用担当者は、これらの業務を行う十分な時間と能力を確保できているでしょうか。
自社内のことは十分に把握できても、外部（新卒や業界他社の動向）の最新情報は専門化のほうが的確でしょう。
新卒採用コンサルなどの専門的な支援・サポートを受ける中で、市場環境を踏まえた客観的な意見をもらうことも有効となります。
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アウトソーシングすべき業務とは
では、新卒採用の中で、アウトソーシングすべき業務としては、どのようなものがあるのでしょうか。
先ほどの、自社で行っていくべき業務においても、細分化してみると、業務代行サービスを活用できるものが見つかります。
たとえば、説明会やインターンシップなどで配布する資料などの制作は、
専門家の手に委ねたほうが早いですし、高品質に仕上がるのではないでしょうか。
資料の内容を自社で固めることが重要部分ですが、制作すること自体は作業です。
慣れない人事担当があくせくと時間をかけて行うよりも効率は上がります。
学生との面談などのスケジュール調整も、複数になると煩雑になりますが、外部で行えるもののひとつ。
どの学生と面談するかを自社で決定すれば、
あとはマニュアルがあれば、誰でもアレンジできる作業だからです。
専用の管理システムなどを使って、情報共有できれば、さらにスムーズに、遅延や抜け漏れの心配なしで進められるでしょう。
これらの業務代行サービスを活用することで生み出される時間と労力を、
自社で行うべき業務や採用担当者が本当に時間をかけるべき業務に回すことができます。
アウトソーシングを活用するメリットとは
アウトソーシングすることで、採用担当者の負担軽減や採用活動の効率化が図れます。
そのことによって生み出される時間と労力を、採用担当者は、自社で行うべき業務に回せるのです。
採用担当者が、採用活動において重要となるコア業務（本来、時間と労力をかけるべき業務）に
専念できるというのが最大のメリットでしょう。
たとえば、採用戦略の策定、有力候補の対応、
人材の見極めや選考、内定者にフィットする受入準備などがあてはまるでしょう。
面接も自社の魅力を発信できる有効な機会です。
これらのフェーズの経験を重点的に積んでいけることは、
自社の担当者の採用スキル（戦略策定力・選考力・対応力・面接力・アピール力）を培うことにもつながっていくでしょう。
時間のかかる煩雑な作業に時間と労力を奪われてしまうことの弊害は明らかです。
選考中に迅速、十分な対応が欠けてしまうことでの途中辞退、内定辞退の確率も高まります。
入念な説明や見極めができずに、ミスマッチに終わってしまう可能性も出てくるでしょう。
アウトソーシングは、これらのリスクを軽減させ、採用成果を上げるために有効な策なのです。
採用担当者に最適な活動環境を与えることができ、質の高い採用業務の遂行が期待できます。
まとめ
新卒採用において、自社にしかできない（自社が行うべき）業務と、
アウトソーシングによって採用活動にメリットを生み出す業務をお伝えしました。
自社と自社の採用フローを精査して、効果的なアウトソーシングを活用されてみてはいかがでしょうか。
— この記事の著者
シーズアンドグロース 新卒採用事業部
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